1. Verantwortlicher
Richard Eberhardt
Synaptic
Riggersweilerweg 2
88131 Lindau (Bodensee)
Deutschland
E-Mail: info@synaptiq-ai.de
2. Grundsätze
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit das für den Betrieb des Dienstes erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Vertrags mit Ihnen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit und technischem Betrieb).
3. Hosting und Sicherung
Die Anwendung läuft auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in deren Rechenzentrum in Helsinki (Finnland). Die nächtlichen Sicherungen liegen auf einem Sicherungsspeicher desselben Anbieters in Falkenstein (Deutschland). Beide Standorte liegen innerhalb der Europäischen Union; eine Übermittlung in ein Drittland findet dabei nicht statt. Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
4. Server-Protokolle
Beim Aufruf werden technische Angaben protokolliert (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browsertyp). Das dient der technischen Stabilität und der Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Protokolle werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und nicht zur Auswertung des Nutzungsverhaltens verwendet.
5. Keine externen Inhalte, kein Tracking
Diese Anwendung lädt nichts von fremden Servern nach. Schriftarten, Stylesheets, Skripte und die Diagrammbibliothek liegen auf unserem eigenen Server. Ihre IP-Adresse wird beim Seitenaufruf daher an keinen Dritten übermittelt. Es kommen keine Analysewerkzeuge, keine Zählpixel und keine Werbenetzwerke zum Einsatz. Es gibt keinen Cookie-Banner, weil es nichts einzuwilligen gibt: das einzige Cookie ist technisch notwendig (Abschnitt 6).
6. Konto und Anmeldung
Zu Ihrem Konto speichern wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort. Das
Passwort wird ausschließlich als Argon2-Hash abgelegt und ist für uns
nicht lesbar. Die Anmeldung nutzt ein signiertes Sitzungs-Cookie
(gc_session), das nur über eine verschlüsselte Verbindung
übertragen und nicht von Skripten ausgelesen werden kann. Es ist für die
Nutzung technisch erforderlich und bedarf keiner Einwilligung
(§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
7. Ihre Betriebsdaten
Der eigentliche Zweck des Dienstes ist die Auswertung Ihrer betriebswirtschaftlichen Zahlen. Dafür verarbeiten wir:
- hochgeladene oder zugesandte Belege (Bild- und PDF-Dateien, E-Rechnungen) samt den daraus gelesenen Angaben: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Beträge, Steuersätze
- Kassenberichte aus Ihrem Kassensystem: Umsätze, Zahlarten, verkaufte Artikel
- von Ihnen erfasste Kosten, Dauerbuchungen, Anlagen, Privatanteile und Planzahlen
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit diese Unterlagen personenbezogene Daten Dritter enthalten — etwa Namen von Lieferanten oder deren Ansprechpartnern —, verarbeiten wir sie in Ihrem Auftrag (Abschnitt 14).
8. Personalkosten
Personalkosten erfassen Sie selbst als Beträge je Lohnart, wahlweise mit einem Namen oder Spitznamen zur Unterscheidung. Es werden keine Lohn- oder Gehaltsabrechnungen ausgelesen, und es werden keine Sozialversicherungsnummern, Steuermerkmale, Bankverbindungen oder Angaben zu Krankheit, Religion oder Gewerkschaftszugehörigkeit verarbeitet.
Bitte laden Sie keine Lohnabrechnungen als Beleg hoch. Was Sie als Beleg hochladen, wird zur Auslesung an unseren KI-Dienstleister übermittelt (Abschnitt 10) — und Angaben aus einer Lohnabrechnung gehören dort nicht hin. Für die Auswertung genügt der Summenbetrag je Lohnart.
9. Belegpostfach
Auf Wunsch richten wir für Sie ein E-Mail-Postfach ein, an das Sie Rechnungen weiterleiten können. Dieses Postfach wird von uns betrieben; die Zugangsdaten liegen bei uns und nicht bei Ihnen. Wir rufen es regelmäßig automatisch ab und übernehmen Anhänge in geeigneten Formaten als Belege. Verarbeitet werden dabei Absender, Betreff, Zeitpunkt und die Anhänge der eingehenden Nachrichten.
10. Weitergabe an Anthropic (Claude)
Zum Auslesen von Belegen und zur Beantwortung Ihrer Fragen zu den Zahlen übermitteln wir Inhalte an die Claude-Schnittstelle der Anthropic PBC, San Francisco, USA. Übermittelt werden dabei je nach Funktion Belegbilder bzw. Beleg-PDFs, Ihre eingegebene Frage sowie zusammengefasste Monatszahlen Ihres Betriebs.
Es handelt sich um eine Übermittlung in ein Drittland außerhalb der EU und des EWR. Grundlage ist der Datenverarbeitungsnachtrag (Data Processing Addendum), der Bestandteil der von uns akzeptierten kommerziellen Nutzungsbedingungen von Anthropic ist und die EU-Standardvertragsklauseln einbezieht. Übermittelte Inhalte werden nach den Richtlinien von Anthropic nicht zum Training von KI-Modellen verwendet und dort nach spätestens 30 Tagen gelöscht. Eine Nutzung Ihrer Daten durch Anthropic zu eigenen Zwecken findet nicht statt.
Sprachaufnahmen aus dem Rückmeldefenster (Abschnitt 11) werden nicht an Anthropic übermittelt.
11. Rückmeldungen
Über den Melden-Knopf können Sie uns Hinweise schicken. Gespeichert werden Ihr Text, die Seite, auf der Sie sich befanden, der angesehene Zeitraum und — falls Sie eine aufnehmen — eine Sprachdatei. Die Sprachdatei bleibt auf unserem Server und wird nicht automatisiert ausgewertet. Zweck ist die Verbesserung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
12. Zugriff durch den Betreiber
Zur Unterstützung im Fehlerfall kann der Betreiber Ihre Ansicht öffnen. Dieser Zugriff ist ausschließlich lesend, wird protokolliert und ist für Sie im Betrieb erkennbar: Solange er läuft, steht ein nicht wegklickbarer Hinweis am oberen Bildschirmrand.
13. Änderungsprotokoll
Damit Sie nachvollziehen können, wie eine Zahl zustande gekommen ist, zeichnen wir Änderungen an Ihren Betriebsdaten auf: wer — also die E-Mail-Adresse des angemeldeten Kontos —, wann, an welchem Datensatz und bei einer Änderung der alte und der neue Wert. Automatische Vorgänge wie die Belegauslesung erscheinen dort als „system“.
Zweck ist die Nachvollziehbarkeit Ihrer eigenen Auswertung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das Protokoll gehört zu Ihrem Betrieb: Es ist nur für Sie sichtbar, wird nicht ausgewertet und wird zusammen mit Ihrem Betrieb gelöscht.
14. Auftragsverarbeitung
Soweit Ihre Belege und Unterlagen personenbezogene Daten Dritter enthalten, verarbeiten wir diese in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Die Einzelheiten — einschließlich der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter — regelt ein gesonderter Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen Ihnen und uns.
15. Speicherdauer — und was wir ausdrücklich nicht sind
Ihre Belege und Zahlen bleiben gespeichert, solange das Vertragsverhältnis besteht, und werden auf Ihren Wunsch gelöscht. Einzelne Belege und Positionen können Sie jederzeit selbst entfernen.
Zahlenassistent ist kein revisionssicheres Archiv im Sinne der GoBD. Wir sichern die Daten nach dem Stand der Technik, ersetzen damit aber nicht Ihre steuerlichen Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO. Bewahren Sie Ihre Originalbelege weiterhin selbst auf. Verlassen Sie sich für die gesetzliche Aufbewahrung nicht auf diesen Dienst.
16. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie das Recht, einer Verarbeitung zu widersprechen (Art. 21 DSGVO). Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu; zuständig ist für uns das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Ansbach.
17. Kontakt in Datenschutzfragen
Wenden Sie sich an info@synaptiq-ai.de. Einen Datenschutzbeauftragten müssen wir nicht benennen; die Voraussetzungen des § 38 BDSG liegen nicht vor.